MyPeopleDoc est un portail de ressources humaines qui vise à aider les entreprises à dématérialiser et automatiser leurs processus. La plateforme permet, entre autres, de numériser et d’archiver tous les documents essentiels du bureau des RH. Les employés bénéficient d’un système de stockage sécurisé pour les bulletins de salaire et autres certificats, qui ne sont accessibles qu’avec un compte actif.
Comment ouvrir un compte opérationnel sur le MyPeopleDoc ?
Les employés peuvent créer un coffre-fort numérique MyPeopleDoc sur la plateforme d’archivage électronique et de numérisation des processus RH en se rendant sur le site web. Ensuite, cliquez sur le bouton Demander une invitation après vous être inscrit et avoir saisi votre adresse e-mail dans l’interface dédiée.
A ce stade, vous avez déjà un compte, mais vous devez obtenir un code d’activation pour l’utiliser.. Il sera envoyé par votre employeur à l’adresse mail indiquée lors de l’inscription. L’entreprise ne peut suivre les données que pendant 30 jours après l’émission du code, car il s’agit d’une utilisation unique. Le département RH devra en créer un autre après cela pour garantir l’intégrité des données et le suivi des connexions.
Dans l’e-mail que vous avez reçu en réponse à votre demande, vous devriez trouver un lien ou une adresse. Utilisez l’adresse web ou l’adresse email et le mot de passe donnés par l’entreprise. PeopleDoc vous confirmera ensuite l’activation du compte par email. Ce coffre-fort virtuel pourra dès lors stocker vos documents numériques (fiches de paie, certificats de travail, courriers professionnels, etc.)
Que faire en cas de fermeture ou de modification de votre entreprise ?
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc est connecté à l’employé. Il contient divers documents numériques personnels, notamment des identités numériques, des copies de contrats, des bulletins de salaire électroniques et des certificats (entre autres). Même lorsqu’il travaille à un autre endroit, l’employé peut garder cet espace de stockage sécurisé en l’utilisant. L’employeur ne fera que désactiver la synchronisation avec le coffre-fort numérique de l’entreprise.
Vous pourrez continuer à consulter et à télécharger les documents administratifs conservés dans le coffre après votre départ. Une autre organisation peut également utiliser la solution RH MyPeopleDoc pour réutiliser le coffre-fort de documents.
Si vous êtes prêt à résilier votre compte, vous pouvez le faire. Pour cela, rendez-vous sur la page Mon compte et sélectionnez Supprimer mon profil. Si vous préférez ne pas supprimer votre compte, vous pouvez le faire. Ouvrez votre espace personnel en vous rendant sur la page Mon compte et en sélectionnant Supprimer mon profil. Appuyez sur le bouton Supprimer le compte, puis sélectionnez Je souhaite supprimer mon compte dans le menu déroulant. Enfin, tapez votre mot de passe pour terminer la suppression de votre compte.
Si vous n’avez pas utilisé votre compte PeopleDoc pendant un an, il se peut qu’il soit supprimé. Le système vous enverra une notification si cela se produit. Après 30 jours, la plateforme supprimera définitivement votre compte sans réponse de votre part.
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MyPeopleDoc : quels sont les avantages pour les employés ?
Le coffre-fort numérique de MyPeopleDoc est particulièrement utile pour les recrues dès leur entrée en fonction. Vous pouvez choisir d’utiliser une signature électronique sur votre contrat de travail, qui a un poids juridique considérable grâce aux techniques d’horodatage et d’authentification de la plateforme.
Vous pouvez recevoir régulièrement vos bulletins de paie dématérialisés en toute sécurité avec cette solution d’archivage SaaS. Le coffre-fort électronique est également protégé par un cryptage AES 256 bits, qui est considéré comme l’un des plus hauts niveaux de cryptage disponibles. Il s’agit d’une méthode de cryptage de niveau militaire.
Le système peut également offrir une protection contre le vol de données en cryptant les documents importants avant de les transférer vers divers formats électroniques. Le processus de cryptage ajoute une autre couche de sécurité en empêchant tout accès non autorisé à vos papiers électroniques. En outre, le prestataire de services utilise une variété de systèmes de sauvegarde pour minimiser la perte de données. Cette procédure de sauvegarde présente un avantage par rapport à l’archivage papier en cas d’urgence.
Cette technologie de dématérialisation élimine tous les risques et inconvénients liés aux documents papier. Enfin, les données archivées sont portables et privées, ce qui permet au personnel de travailler de n’importe où dans le monde. Cet aspect se traduit par la conservation des comptes quel que soit l’employeur.