Pour simplifier la vie de ses clients, La Poste a lancé un coffre-fort numérique appelé Digiposte. Gestion simple et sécurisée des documents en ligne, réception simplifiée des factures, envoi de fichiers avec suivi… Ce service offre de nombreux avantages aux utilisateurs. Découvrez-le ci-dessous.
Digiposte de La Poste : qu’est ce que c’est exactement ?
Le terme Digiposte a été inventé en 2011 par La Poste pour désigner leur coffre-fort numérique sécurisé. Ce service permet aux particuliers de dématérialiser et aux archivistes de sécuriser les documents électroniques (bulletins de salaire, factures, relevés bancaires, etc.). Il permet également aux utilisateurs de récupérer et d’échanger des fichiers sous un format numérique. De plus, il permet aux abonnés d’accéder à une boîte aux lettres électronique.
Digiposte, comme le coffre-fort numérique Nibelis, répond à la norme AFNOR NF Z42-013 pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques tout en préservant leur intégrité. Ce produit adhère également à la norme NF Z42-025 pour la gestion des bulletins de paie électroniques. Il est également conforme à la norme ISO 15489 pour l’archivage des papiers
En outre, il est également reconnu par le label FNTC-TA, qui est réservé aux services d’archivage tiers. Il est disponible à la fois sur le Web et via l’application mobile Digiposte.
Comment s’inscrire à ce service de la Poste ?
Pour son utilisation, vous devez d’abord créer un compte auprès de La Poste afin de pouvoir utiliser son coffre-fort numérique. Pour ce faire, rendez-vous sur le site officiel de Digiposte et remplissez le formulaire d’inscription.
Après avoir créé votre compte, un lien d’activation sera envoyé à votre adresse e-mail. Pour terminer le processus d’inscription, cliquez sur « Confirmer mon adresse e-mail » Si vous n’avez pas reçu d’e-mail d’activation, vérifiez votre dossier spam. Le message finit parfois dans le dossier spam. Si vous ne le trouvez toujours pas, contactez le service clientèle de Digiposte.
Digiposte : comment ça fonctionne ?
Digiposte vous permet d’automatiser la collecte et la conservation des papiers administratifs. Pour ce faire, il vous suffit de relier votre compte Digiposte au site web de votre compagnie de téléphone, de votre fournisseur d’énergie, de votre bureau des impôts ou de votre banque. Ainsi, vous pouvez recevoir vos factures de téléphone, d’électricité, vos notifications fiscales, vos relevés bancaires et autres papiers directement dans votre coffre-fort numérique personnel.
Tout document provenant de votre téléphone, tablette ou ordinateur peut être déposé sur l’espace de stockage dédié grâce à ce service. Vous n’avez qu’à le numériser avec le scanner mobile de l’application Digiposte et le stocker dans votre coffre-fort électronique.
De plus, Digiposte vous permet d’envoyer des fichiers par e-mail ou SMS. Pour commencer, vous devez choisir une méthode de partage. Ensuite, vous devez créer un code de sécurité et une date d’expiration pour les documents. Après cela, il s’agit simplement de les partager.
Enfin, vous pouvez utiliser Digiposte pour rationaliser l’exécution de vos différentes tâches administratives. Il vous suffit de choisir une tâche (renouvellement de carte d’identité, procuration pour récupérer un colis, etc.) Le programme enregistrera tous les papiers requis dans le coffre-fort numérique, formant ainsi un dossier.
S’agit-il d’une solution professionnelle ou individuelle ?
Tant les entreprises que les particuliers peuvent utiliser le service Digiposte. Il peut être utilisé par les organisations de toute taille qui souhaitent établir un coffre-fort numérique. La gestion de la paie est plus facile avec cette technologie, notamment parce qu’elle permet la transmission des bulletins de salaire aux employés. De plus, Digiposte permet aux entreprises de minimiser l’utilisation du papier tout en gérant efficacement le partage des documents avec les organisations partenaires. Cette solution permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de favoriser les économies. Les documents dématérialisés ont la même valeur que ceux au format papier d’un point de vue juridique.
Digiposte est un moyen simple et sûr pour les particuliers d’obtenir des papiers importants en ligne et de les conserver. Ce service a également l’avantage de permettre aux utilisateurs de convertir tous leurs documents au format numérique. Il offre également des fonctions utiles telles que le classement automatique des documents ou des avertissements d’expiration pour les documents périmés. Tout le monde peut s’inscrire à Digiposte. Ceux qui ont moins de 15 ans doivent obtenir l’autorisation de leurs parents.
Est-il sûr d’utiliser ce service de La Poste ?
Digiposte offre des fonctionnalités similaires à celles de MyPeopleDoc. Digiposte promet que les documents qui y sont stockés sont sécurisés et inviolables. Le processus d’authentification de La Poste est assez robuste. En plus de l’adresse e-mail et du mot de passe, les utilisateurs peuvent également utiliser une troisième méthode de vérification afin de sécuriser au mieux leur coffre-fort numérique. Les utilisateurs peuvent obtenir ce code par SMS une fois à chaque fois qu’ils se connectent à leur compte.
En outre, il est essentiel de noter que Digiposte garde la trace de tous les envois, quelle que soit leur destination finale. La traçabilité est essentielle dans les transactions de documents électroniques, car la pérennité des documents en dépend.