Les employés d’une entreprise peuvent être amenés à déménager afin de répondre aux exigences de leur travail professionnel. Lorsqu’un certain nombre d’exigences sont remplies, l’employeur est tenu de rembourser les frais de déplacement des employés. Dans certains cas, la présentation d’un justificatif appelé « avis de dépenses » est nécessaire pour obtenir une indemnisation.
Existe-t-il un moyen de calculer le coût des déplacements professionnels de mes collaborateurs ?
Les frais de déplacement professionnel désignent les frais qu’un salarié engage lorsqu’il se déplace pour le compte de son employeur. C’est une question de frais de transport, d’hébergement et de nourriture, pour le dire clairement. En revanche, ceux liés au trajet domicile-travail ne sont pas concernés.
Un document appelé note de frais de déplacement professionnel enregistre l’ensemble de ces dépenses. S’ils ne sont pas payés, ils doivent être remboursés. Pour obtenir le remboursement des frais, un certain nombre de conditions doivent être remplies. La première étape consiste à s’assurer que les employés de l’entreprise conduisent les véhicules de l’entreprise lors de déplacements professionnels. Cette personne doit également fournir des pièces justificatives à l’appui de toutes les dépenses qu’elle engage.
Le baromètre kilométrique établi par l’Etat doit être utilisé pour calculer les frais de déplacements professionnels des salariés. Permet un calcul précis de l’indemnité kilométrique payable par l’employeur. Il tient compte de la puissance monétaire du véhicule et de la distance parcourue (d).
Comment obtenir le remboursement de mes frais de déplacement ?
L’employeur dispose de quelques alternatives pour compenser les frais occasionnés par les déplacements professionnels :
Remboursement de la perte
Grâce à ce système d’indemnisation, une somme d’argent définie par l’URSSAF est versée par l’employeur aux salariés pour couvrir leurs frais de déplacement professionnels. Dans ce cas, les salariés ne sont pas tenus de justifier des frais de déplacement ; ils sont cependant libres de le faire.
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Les dépenses réelles seront remboursées
Cette méthode implique que l’employeur rembourse les employés pour les coûts réels qu’ils ont encourus. En conséquence, ils sont tenus de justifier leurs actes via une note de frais de déplacement professionnel.
Déduction spécifique du forfait
Il s’agit d’une réduction du prélèvement de la Sécurité sociale qui touche des catégories particulières de salariés, comme les VRP et les journalistes.
L’employeur a le choix de rembourser au salarié les frais réels du voyage ou de rembourser le salarié des frais de voyage. Dans le second cas, le salarié perçoit un salaire journalier d’au moins 6,40 euros.
La même option s’applique aux trajets plus longs (ceux qui dépassent 50 kilomètres ou qui nécessitent au moins 1h30 de temps de trajet en transports en commun). L’indemnité journalière de repas varie de 12,90 € à 18,40 €, selon le prestataire. De leur côté, ils couvrent les frais d’hébergement de 34,20 à 65,80 euros par jour.
Remarques sur la fiscalité des frais de déplacement professionnel
Le remboursement des frais de déplacement professionnel déclarés sur une feuille d’impôt n’est pas assujetti au taux progressif de l’impôt sur le revenu des particuliers salariés. Cependant, il est important de comprendre qu’au-delà d’un certain seuil, les remboursements reçus pour les frais de déplacement professionnel sont assimilés à des avantages fiscaux. Dans ce cas, ils seront imposés et soumis à des coûts sociétaux.
L’entreprise peut déduire de la facture finale les frais de déplacement professionnel des salariés remboursés. Cependant, le fisc a également fixé une limite.