Le grand livre est un élément fondamental de la comptabilité d’une entreprise. Il contient tous les comptes de l’entreprise. Ce document, en substance, garde la trace des écritures comptables du livre journal. Toutefois, ces informations sont divisées et détaillées en fonction du plan comptable. Ce livre peut désormais être imprimé sur papier ou produit numériquement.
Quelle est la définition exacte d’un grand livre ?
La gestion comptable vous donne une vue d’ensemble de la situation et des actions financières de votre entreprise. Le grand livre, dans le cadre de ce processus, rassemble toutes les transactions qui ont affecté vos comptes. Il résume les variations de crédit et de débit de chaque compte sur une période donnée.
Cet enregistrement est essentiellement basé sur vos journaux précédents. Par conséquent, il faut beaucoup de rigueur dans les transferts comptables. D’autre part, les totaux finaux des deux documents doivent correspondre. Les affectations doivent également faire l’objet d’un soin particulier. Cependant, les logiciels de comptabilité ont rendu cette procédure beaucoup plus facile.
Un auditeur recherche généralement les erreurs à l’aide du grand livre. En effet, ce support comprend des descriptions détaillées des activités de chaque compte. Le spécialiste pourra facilement repérer et corriger toute erreur d’affectation grâce aux informations incluses dans ce support. En outre, les changements de vos comptes au fil du temps peuvent être suivis en utilisant les détails du grand livre.
À l’ère technologique actuelle, ce document comptable est généralement produit automatiquement par des équipements spécialisés. Il reste cependant important pour l’évaluation et la gestion d’une entreprise. Ce composant vous permet d’évaluer vos performances et vos résultats sur une période donnée. Il facilite également le suivi de l’évolution de votre entreprise dans le temps.
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À quoi ressemble le grand livre de comptabilité ?
Le grand livre comprend souvent une formation en « T » pour chaque compte. Il ne s’agit toutefois pas d’une disposition formalisée. Il s’agit seulement d’une pratique courante sur ces grands livres. Dans tous les cas, le document doit démontrer le solde de début et de fin de chaque compte tout au long de la période traitée. Il doit également détailler toutes les activités de l’entreprise qui ont affecté ses comptes.
Dans l’ensemble, le grand livre comptable est structuré de manière à faciliter la lecture des transactions. Il est généralement composé de deux grands livres : un grand livre général et un grand livre auxiliaire. Le grand livre général contient les sections des comptes fournisseurs (401) et des comptes clients (411). A ces niveaux, vous devez garder trace des éléments suivants :
- Numéro du compte et de son nom ;
- Date et libellé de l’opération effectuée ;
- Référence des pièces justificatives (facture, reçu, etc.) ;
- Code de journal pour le département de la comptabilité (vente, achat, finances, etc.) ;
- Montant (crédit ou débit) de la transaction ;
- Code de lettrage (facultatif).
Les documents comptables sont organisés par ordre numérique et sont appelés plan comptable général par le PCG. Les opérations doivent être classées par ordre chronologique. Enfin, la somme des crédits doit être égale à la somme des débits.
Pourquoi est-il indispensable de maintenir le grand livre à jour ?
Pour bien gérer les comptes de l’entreprise, vous devez en assurer le suivi au quotidien. Ces documents servent à enregistrer les factures, les flux de trésorerie (encaissements et décaissements) et d’autres données dans l’ordre chronologique. Par conséquent, il est essentiel que vous saisissiez ces informations au fur et à mesure pour en assurer l’exactitude.
Lorsque vous utilisez une carte de crédit afin d’acheter de la nourriture, des vêtements ou des articles de toilette, enregistrez ces achats. Vous voudrez également étiqueter ces transactions afin de pouvoir suivre votre activité quotidienne et identifier toute anomalie. Ces entrées seront copiées dans le grand livre à ce stade. Si les transactions sont récentes, vous pouvez encore détecter rapidement des anomalies si vous les recherchez maintenant.
Pour identifier les erreurs, gardez un œil sur les soldes. La somme de toutes les écritures de journal doit correspondre concrètement au total du grand livre. Il suffit de tenir à jour vos registres comptables pour retrouver l’origine d’un déséquilibre.
En outre, vous courez le risque de compliquer les choses en devant traiter une grande quantité de données. Cependant, afin d’éviter les pénalités en cas d’audit, vous devez régler ce problème. La conservation de documents comptables inexacts est considérée comme un crime passible de cinq ans de prison et de 500 000 euros d’amende.
Vous pouvez actuellement réduire les dangers en utilisant un logiciel de comptabilité. Toutefois, vous ne devez pas négliger la saisie des données sur le terrain, qui prend du temps et qui est nécessaire au quotidien. En outre, envisagez d’engager un comptable professionnel pour garantir l’exactitude de vos dossiers.